Im Rahmen einer Verwaltungsreform entschloss sich das Amt der Kärntner Landesregierung (AKL) Mitte 2012, im Bereich Strafverfahren das Prinzip der „dualen Zustellung“ zu etablieren. Der Grundgedanke: Empfänger, die bei einem vom Bundeskanzleramt zugelassenen Zustelldienst wie „MeinBrief.at“, „eVersand.at“ oder „Postserver.at“ registriert sind, sollen von nun an ihre Dokumente von der Behörde elektronisch erhalten. Alle anderen Adressaten bekommen die Schriftstücke nach wie vor klassisch in Papierform. In diesem Zusammenhang fiel auch die Grundsatzentscheidung, das Druckzentrum nicht an externe Dienstleister auszulagern, sondern weiter zentral am Standort Klagenfurt in Eigenregie zu betreiben. Dem vorausgegangen war eine umfangreiche Machbarkeitsstudie mit Gap-Analyse und Businessplan. Heute werden in der Landeshauptstadt jährlich rund anderthalb Millionen Seiten über die zentrale Druckstraße ausgegeben, zu etwa 450.000 Sendungen gebündelt, kuvertiert, anschließend frankiert und an die Post übergeben. Das ist bei weitem nicht das gesamte Druckvolumen, daneben gibt es noch etwa 20 Millionen Seiten pro Jahr an dezentralem Druck auf rund 600 verteilten Druckersystemen. Der Machbarkeitsstudie schloss sich eine detaillierte Untersuchung zur Hard- und Softwareauswahl an. Zentrale Frage war hier, wie die Dokumente aus den Fachanwendungen möglichst problemlos an die Zustellung – physisch wie elektronisch – übergeben werden können. Unterstützt bei der Analyse und anschließenden Umsetzung wurde das AKL von der docolution GmbH, einem Spezialisten für komplexe Projekte im Output-Management.

Die Compart-Lösung modifiziert die Daten (u.a. Konvertierung in ein anderes Ausgabeformat, Anreichern mit Informationen für die Weiterverarbeitung), bringt einen Barcode für die Kuvertierung auf und übergibt sie an die Druckstraße. Im Fall der Kärntner Landesregierung kommen die Dokumente von der „Send Station“ im PDF-Format einschließlich der zugehörigen Checksum-Dateien (MD5) und werden in ein Eingangsverzeichnis am OMS-Server geschrieben. Die PDF sind nach sogenannten Profilen getrennt (wird vom Vorsystem bei der Beschickung der „Send Station“ festgelegt), die sich inhaltlich an den Fachbereichen orientieren. So gibt es beispielsweise getrennte Kategorien (Stapel) für die Bereiche Verwaltungsstrafen, Wohnungsbauförderung sowie für den gesamten Output aus SAP- Systemen. Ebenso wird nach Zustellart (RSa = eigenhändige Übernahme durch den Empfänger / RSb = Übernahme durch Ersatzempfänger / nonRSa = Standardbrief) sowie nach Einlieferungskriterien wie Porto, Kuvertgröße etc. unterschieden.

Bewusst hat sich das Amt der Kärntner Landesregierung für diese Art des Versands entschieden: Man wollte flexibel sein, denn das Output-Management-System (OMS) mit DocBridge Pilot als Herzstück verarbeitet alle bekannten Datenformate (PCL, PDF, PostScript, etc.), so dass keine grundlegende Erneuerung der bestehenden Architektur notwendig war. „Die Compart-Lösung versteht sich mit unseren dokumentengenerierenden Systemen bestens, das Zusammenspiel zwischen beiden funktionierte von Beginn an ohne größere Probleme“, begründet Robert Kawalar von der Landesamtsdirektion die Entscheidung. Der für die internen Basissysteme verantwortliche Manager Rudolf Köller sieht vor allem in der Konsolidierung des Output- Managements den Hauptnutzen der Erneuerung. „DocBridge Pilot legte den Grundstein dafür, dass wir heute einen zentralen Postversand besitzen, der komplett automatisiert erfolgt. Auf Grund der automatischen Adresserkennung ist eine Differenzierung nach Portoklassen möglich, was die Verrechnung erheblich vereinfacht.“ So gibt es laut Robert Kawalar mit der Einführung des „hybriden“ Rückscheinbriefes (RSa, RSb) einen geschlossenen Prozess von der Erstellung des Dokuments über dessen Aufbereitung für den physischen, aber auch elektronischen Versand bis zum Zustellungsnachweis, der automatisch an das System, in dem das Dokument erzeugt wurde, rückübermittelt wird.

Kritische Phasen bei der Umsetzung gab es nicht, wie sich Robert Kawalar erinnert. „Für mich zählt vor allem die fachliche Kompetenz und das unbürokratische Verhalten der docolution. Zusammen mit der Verlässlichkeit der Lösung von Compart war das der entscheidende Faktor für die reibungslose Umsetzung.“ Selbst kurzfristige Änderungswünsche wären für die Berater der docolution kein Problem gewesen, so Robert Kawalar. Auch für die Zukunft hat das Amt einiges vor in Sachen Dokumentenverarbeitung. So ist geplant, auch externe Stellen (zum Beispiel Gemeinden) in die neue Architektur einzubinden. Der hybride Rückschein beispielsweise soll auf alle Landesabteilungen sowie sämtliche Bezirkshauptmannschaften als Versandart ausgedehnt werden. Außerdem will man einen Prozess zur Rücksendung von Originaldokumenten etablieren. Organisationen, die ebenfalls ihr Output-Management auf diese oder eine ähnliche Art modernisieren wollen, empfiehlt Robert Kawalar, nichts zu überstürzen. „Wichtig ist, dass die Architektur so strukturiert ist, dass sie den Umgang mit unterschiedlichen Vorsystemen und den daraus resultierenden Datenströmen und –formaten ermöglicht. Nur so bleibt man als Organisation flexibel für Marktveränderungen, beispielsweise, wenn neue Versandkanäle etabliert werden sollen.“ Der Manager rät außerdem zu einem stufenweisen Vorgehen und einem Implementierungspartner, der nicht nur über die notwendige OM-Kompetenz verfügt, sondern mit dem auch „die Chemie stimmt“. Letztlich sei ein reibungsloser Ablauf nur dann gewährleistet, wenn das Zusammenspiel innerhalb der gesamten Dokumentenverarbeitung, also von der Erstellung über den Druck bis hin zum Versand funktioniere, betont Robert Kawalar. Denn: „Eine jederzeit lückenlose Nachverfolgung von Schriftstücken über alle Prozessschritte hinweg ist für Behörden unerlässlich.“