Fast eine halbe Million Dokumente verschickt das Land Burgenland (Österreich) jährlich, die meisten davon klassisch als Brief. Das sind vor allem Mahn- und Bußgeldbescheide, Zahlungsauforderungen, Bestätigungen für An-, Um- und Abmeldungen im Gewerbewesen, Förderzusagen etc. Gedruckt werden sie im „Ersten Burgenländischen Rechenzentrum“ (EBRZ), dessen Gesellschafter die Landesregierung ist. Natürlich könnte das Land die meisten Dokumente auch elektronisch versenden, denn gesetzlich vorgeschrieben ist die Papierform nicht. 

Im Gegenteil: Durch das im Jahr 2004 in Kraft getretene E-Government-Gesetz der österreichischen Bundesregierung sind Bund, Länder und Gemeinden angehalten, mehr auf die digitale Kommunikation zu setzen. So bietet beispielsweise das Land Burgenland den Bürgern und Unternehmen die Möglichkeit, viele Verfahren elektronisch abzuwickeln (bspw. Gewerbeanmeldung, Arbeitnehmerförderung). Das beginnt bei der elektronischen Antragstellung mittels Online-Formular und endet mit der elektronischen Zustellung per E-Mail oder über einen zugelassenen elektronischen Zustelldienst (eZD). Elektronische Zustelldienste dienen in diesem Zusammenhang insbesondere der nachweislichen Übermittlung behördlicher Erledigungen (Rückscheinsendung A, RSa=eigenhändige Übernahme durch den Empfänger / Rückscheinsendung B, RSb=Übernahme durch Ersatzempfänger möglich) in elektronischer Form. 

Voraussetzung für eine erfolgreiche elektronische Zustellung mittels Zustelldienst ist, dass der Empfänger bei einem seitens des Bundeskanzleramtes zugelassen Zustelldienst registriert ist. Beispiele für zugelassene Zustelldienste sind: „MeinBrief. at“, „eversand.at“, „BRZ-zustelldienst.at“ oder „Postserver.at“). In bestimmten Verfahrensbereichen (beispielsweise gewerbliches Berufsrecht) wird dabei bereits ein großer Teil der Erledigungen in elektronischer Form zugestellt. Trotzdem gibt Papier vor allem im Strafwesen immer noch den Ton an. Das hat auch damit zu tun, dass nur sehr wenige Privatpersonen und Firmen bisher bei einem elektronischen Zustelldienst registriert sind. Das Verhältnis zwischen physischem und digitalem Versand wird sich dennoch über kurz oder lang auch in diesem Sektor verschieben.

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Das Land Burgenland strebt an, das Prinzip der „dualen Zustellung“ auf den gesamten Verwaltungsbereich auszudehnen. Hintergrund ist, dass Sachbearbeiter in den einzelnen Fachbereichen derzeit Dokumente noch direkt aus ihrer Fachanwendung heraus verschicken. Daher gibt es die Überlegung, den gesamten Versand zentral über die Plattform bzw. das EBRZ zu steuern. Seitens des EBRZ ist geplant, das Prinzip der „dualen Zustellung“ auch den Burgenländischen Gemeinden anzubieten. Franz Koch von der Stabsstelle EDV beim Land Burgenland: „Durch die Zentralisierung des Output-Managements und die damit verbundene Bündelung von Sendungen lassen sich Portorabatte besser ausnutzen und damit die Kosten insgesamt erheblich reduzieren." 

Seit April 2014 ist DocBridge Pilot beim Land bzw. dem Rechenzentrum im Einsatz. Eingeführt wurde die Software von der docolution GmbH, dem österreichischen Partner der Compart, der eine ausgewiesene Expertise in der Umsetzung komplexer Projekte im Output-Management besitzt. Dieses profunde Know-how der docolution war ein wesentliches Auswahlkriterium – genauso wie die Software selbst. An der Lösung schätzen Franz Koch und seine Mitarbeiter vor allem das Zusammenspiel mit der Versandplattform, von der DocBridge Pilot die Daten entgegennimmt und der Hochgeschwindigkeitsdruckstraße übergibt. „Die Performance und Zuverlässigkeit ist außerordentlich, wenn man bedenkt, dass die Compart-Software auch mit sehr komplexen Datenstrukturen und unterschiedlichen Formaten souverän umgeht.“ Zudem ist sie laut Koch in der Lage, auch signierte PDF-Dateien zuverlässig auszugeben, so dass die Amtssignatur beim Druck erhalten bleibt. „DocBridge Pilot berücksichtigt sehr länderspezifsche Regelungen und macht sie deshalb für unseren Anwendungsfall äußerst interessant“, fasst er die Entscheidungsgründe zusammen.

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