Was tun, wenn das Dokumenten-Management-System in einem Unternehmen an seine Grenzen stößt und dadurch das Ausfallrisiko steigt? Für die UNIQA, einer der größten Versicherer Zentral- und Osteuropas, war das der Anlass, über eine grundlegende Erneuerung nachzudenken. Dabei spielt DocBridge Mill Plus, die von Compart entwickelte Konvertierungslösung, eine entscheidende Rolle. Der Compart Partner Docolution hat die komplexen Anforderungen für UNIQA umgesetzt. "Könnten wir, aus welchem Grund auch immer, plötzlich nicht mehr auf die rund 200 Millionen Dokumente in unserem Konzern zugreifen, wäre das eine Katastrophe." 

Dank eines professionellen Betriebs und der ständigen technologischen Weiterentwicklung ist dieses Worst-Case-Szenario bei der UNIQA Group, einer der größten Versicherungsgesellschaften Zentral- und Osteuropas nie eingetreten. Georg Gfrerer, Geschäftsführer der UNIQA IT-Services GmbH spielt damit auf einen neuralgischen Punkt innerhalb des Versicherungskonzerns an: UNIQA betreibt ein Dokumenten- Management-System, auf das Mitarbeiter jederzeit und überall, also auch in den einzelnen Landesgesellschaften, zugreifen müssen. Die Besonderheit: Die Dokumente liegen in unterschiedlichen Formaten vor. Die Bandbreite reicht von PDF und HTML bis hin zu den klassischen Imageformaten (PNG, TIFF, JPEG, GIF, BMP etc.). Da bedarf es einer zuverlässigen Konvertierung, um sich jede Art von Dokument im gewünschten Format anzeigen zu lassen. Dabei geht es nicht nur um Schnelligkeit („on-the-fly“), sondern auch um Bandbreite: Es muss sichergestellt werden, dass mehrere Tausend Nutzer gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen können. 

Mit dem alten System stieß UNIQA diesbezüglich an Grenzen. Abgesehen davon, dass das bisherige Webinterface auf Java-Applets basierte, einer Technologie, die immer weniger von Browsern unterstützt wird: Das Altsystem wurde vom Hersteller einfach nicht weiterentwickelt, so dass für UNIQA klar war, entgegen dieser technologischen Sackgasse steuern zu müssen. Also entschloss man sich, das Web-Frontend zum Dokumenten-Management-System insgesamt auf eine moderne und zukunftsfähige Technologie zu stellen. Außerdem sollte es für die Nutzer weiterhin wie gewohnt zu bedienen sein. Zunächst entwickelte UNIQA ein neues Webinterface auf der Basis von Javascript und HTML5. Damit wurde eine wichtige Grundlage für die Zukunftsfähigkeit des DMS gelegt: HTML5 ist derzeit das intelligenteste Format für die medienunabhängige Darstellung und Ausgabe von Inhalten.

An DocBridge Mill Plus gefällt den Mitarbeitern der breite Funktionsumfang, der weit über das eigentliche Konvertieren hinausgeht. Vor allem die Geschwindigkeit der Verarbeitung ist ein großer Vorteil der Compart-Lösung. Auch die Fähigkeit zur nahtlosen Einbindung in bestehende Strukturen sei ein großes Plus, so Georg Gfrerer. Zwar wurden auch Softwarealternativen im Open-Source-Bereich unter die Lupe genommen, doch letztlich kam man zum Schluss, dass eine kommerzielle state-of-the-art-Lösung der bessere Weg ist – allein schon der Investitionssicherheit wegen (kontinuierliche Weiterentwicklung). 

Die Implementierung des neuen DMS Web- Frontend selbst verlief sehr zügig. Nach der Beauftragung Ende 2016 und dem anschließenden Proof of Concept (PoC) stand im darauffolgenden Frühjahr bereits der erste Prototyp des neuen DMS zur Verfügung. Eine sehr ausführliche Testphase, die weitere Optimierungspotenziale zutage förderte, erfolgte sowohl auf der Web-Frontend-Ebene als auch an den Schnittstellen zu den Mainframe-Applikationen. 

Georg Gfrerer lobt in diesem Zusammenhang die sehr gute Kooperation zwischen der Docolution und den Mitarbeitern von UNIQA Raiffeisen Software Service, der rumänischen Tochter des konzerneigenen IT-Dienstleisters UNIQA IT Services („UITS“): „Die Kommunikation war von Beginn an sehr konstruktiv und sicher ein Faktor für den Projekterfolg.“ Es habe ein ständiger Austausch von Ideen stattgefunden. Probleme wurden in der Regel innerhalb von 24 Stunden gelöst, es gab speziell Mitarbeiter, die für die Bearbeitung, Priorisierung und Überwachung der Tickets zuständig waren. 

Überhaupt habe das gesamte Docolution-Team voll und ganz hinter dem Projekt gestanden, so der Manager weiter. Im Juli 2017 ging das modernisierte DMS in den wichtigsten Bereichen produktiv. Schrittweise zogen die anderen Abteilungen nach. Mittlerweile arbeiten an die 10.000 Benutzer mit dem neuen System. Der Großteil der Entwicklung wurde von der UNIQA Raiffeisen Software Service in Cluj (Rumänien) durchgeführt. Die Implementierung erfolgte durch UNIQA IT-Services und Docolution in Wien.