Docolution wurde mit der Analyse der bestehenden Systeme, Prozesse und Dokumente beauftragt und hat ein Lösungskonzept mit mehreren Vorschlägen ausgearbeitet. Daraus wurde die Einführung eines Output Management Systems (OMS) inklusive Pooling gewählt und umgesetzt. “Pooling” bezeichnet hier die Technik, Dokumente aus verschiedenen Applikationen zu sammeln und je nach Verwendungszweck aufzubereiten. Die Produktionsanforderungen wie Archivierung, elektronische Zustellung, Papier, Kuverts, Beilagen, Druckjobs usw. werden nur einmal im Pool abgebildet. So können Dokumente aller Bereiche wie klassische Batch Jobs, Serienbriefe, Individualkorrespondenz, Marketing etc. dem kostengünstigen und revisionssicheren Produktionsablauf zugeführt werden. Zur Stabilisierung und Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses wurde dieser komplett umgestellt. Statt serieller Dokumenterzeugung aus großen Stapeldateien werden nun parallel viele Einzeldateien erstellt (Einzelsatzverfahren) und die erzeugten Dokumente sofort in den Pool gestellt. Die Dokumentenformatierung muss sich jetzt nur noch um das Formatieren kümmern. Dadurch konnte dieser Prozessschritt stabilisiert und beschleunigt werden. Weiters werden Dokumente nur mehr 1x unabhängig vom Zielformat generiert. Das Konvertieren in unterschiedliche Zielformate übernimmt das OMS mit deutlich weniger Ressourcenverbrauch und in kürzerer Zeit, als der Formatierer für das mehrfache Erstellen gebraucht hatte.