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Drei-Banken-EDV GmbH

Projekt „Drucksystem Upgrade“

Reibungslose Abläufe sind für Bankinstitute essentiell und selbstverständlich! 3BEG gewährleistet das für die 3-Banken-Gruppe durch Bereitstellung stabiler und performanter IT Systeme. 3BEG serviciert in Summe mehr als 255 Geschäftsstellen, 1,55 Mio. Konten und über 3 Mrd. Transaktionen pro Jahr.

Für die Erstellung und den Versand von Dokumenten betreibt 3BEG ein Drucksystem bestehend aus mehreren Komponenten. Das System war bisher so ausgelegt, dass die Komponenten eng aneinander gekoppelt waren. Diese Lösung erfüllte alle Anforderungen, im Laufe der Zeit zeigte sich jedoch Verbesserungsbedarf in der Produktion. So kam es zu langen Verarbeitungszeiten und es zeigten sich Instabilitäten im Formatierungsprozess bei großen Datenmengen. Einige Funktionen wie applikationsübergreifende Produktions- und Portooptimierung, Beilagensteuerung, etc. waren nicht abbildbar.

Docolution wurde mit der Analyse der bestehenden Systeme, Prozesse und Dokumente beauftragt und hat ein Lösungskonzept mit mehreren Vorschlägen ausgearbeitet. Daraus wurde die Einführung eines Output Management Systems (OMS) inklusive Pooling gewählt und umgesetzt. “Pooling” bezeichnet hier die Technik, Dokumente aus verschiedenen Applikationen zu sammeln und je nach Verwendungszweck aufzubereiten. Die Produktionsanforderungen wie Archivierung, elektronische Zustellung, Papier, Kuverts, Beilagen, Druckjobs usw. werden nur einmal im Pool abgebildet. So können Dokumente aller Bereiche wie klassische Batch Jobs, Serienbriefe, Individualkorrespondenz, Marketing etc. dem kostengünstigen und revisionssicheren Produktionsablauf zugeführt werden.

Zur Stabilisierung und Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses wurde dieser komplett umgestellt. Statt serieller Dokumenterzeugung aus großen Stapeldateien werden nun parallel viele Einzeldateien erstellt (Einzelsatzverfahren) und die erzeugten Dokumente sofort in den Pool gestellt. Die Dokumentenformatierung muss sich jetzt nur noch um das Formatieren kümmern. Dadurch konnte dieser Prozessschritt konnte dadurch stabilisiert und beschleunigt werden. Weiters werden Dokumente nur mehr 1x unabhängig vom Zielformat generiert. Das Konvertieren in unterschiedliche Zielformate übernimmt das OMS mit deutlich weniger Ressourcenverbrauch und in kürzerer Zeit, als der Formatierer für das mehrfache Erstellen gebraucht hatte.

Das neue Verfahren bietet außerdem den Vorteil der Entkoppelung der IT-Produktion von der Druck-Produktion über den Pool als Schnittstelle. Die weitere Verarbeitung erfolgt im OMS nach zeitlichen & technischen Vorgaben der Produktionsabteilung für Druck und Versand.

Ein weiterer Nutzen besteht in der applikationsübergreifenden Produktions- und Portooptimierung. Briefe an denselben Empfänger werden aus dem Printpool – nach definierten Regeln – in ein Kuvert zusammengeführt.

Mittels zentralem Beilagen-Management können sowohl elektronische als auch physische Beilagen in Kuverts beigesteuert werden. Entscheidend ist die maximale Blattanzahl pro Kuvert und das davon abhängige Gewicht des Briefs. Dadurch können optionale Beilagen portokostenneutral beigefügt werden.

Selbstverständlich verfügt das OMS über eine lückenlose Sendungsverfolgung inklusive vollautomatischem Nachdruck, falls eine Sendung im Druck oder bei der Kuvertierung beschädigt wurde („Closed Loop“ Technologie). Dazu wird eine eindeutige Sendungsidentifikation mittels Steuercodes für die Kuvertieranlage auf jedes Dokument aufgebracht und bis zur Postaufgabe nachverfolgt.

Zusammengefasst werden folgende Vorteile erzielt:
  • Stabilisierung und Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
  • Flexibilität durch Entkoppelung Druck-Produktion von IT-Produktion
  • Reduzierte Produktions- und Portokosten durch Sendungsoptimierung
  • Qualitätssicherung durch Sendungsverfolgung und Reprint (Closed Loop)
  • Möglichkeit der Werbeeinblendung auf freien Flächen im Dokument (White Space Management)
  • Einfache Erweiterung zur Nutzung weiterer Ausgabekanäle und moderner Formate
    Die Drei-Banken-EDV Gesellschaft m.b.H (kurz: 3BEG) ist der IT-Dienstleister der 3-Banken-Gruppe. Die 3-Banken-Gruppe, ein Verbund der eigenständigen, unabhängigen Regionalbanken Oberbank AG, Bank für Tirol und Vorarlberg AG (BTV) und BKS Bank AG nutzt Synergien im IT-Bereich durch ein gemeinsames Tochterunternehmen, die Drei-Banken-EDV Gesellschaft m.b.H.

    Die 3-Banken-Gruppe ist in allen österreichischen Bundesländern und im angrenzenden Ausland aktiv. Durch wechselseitige Beteiligungen und eine feste Aktionärsstruktur sind Selbständigkeit und Unabhängigkeit der 3 Banken nachhaltig abgesichert.

www.3beg.at